영문 비즈니스 이메일은 어떻게 쓸까? 영문 이메일 양식!

무역쪽 일을 하거나 해외법인의 한국지사 등에서 근무를 하다보면 해외와 영어로 이메일을 쓸 일이 매우 많습니다.
기본적인 영문 비즈니스 이메일의 기본 양식은 어떻게 구성되어있을까요?
보다 수준높은 영문 비즈니스 이메일 작성을 위해, 영문 이메일의 기본 구성에 대해 알아볼까요?
 

게티이미지뱅크

1. 받는 사람의 이메일 주소
2. 참조(필요한 경우)
3. 제목
4. 본문
5. 첨부 파일(필요한 경우)
6. 맺음말

 
예시 :

To : johndoe@example.com
cc : janedoe@example.com

Subject: Meeting Tomorrow

Dear John,

I just wanted to confirm that our meeting is still on for tomorrow at 2pm.

I have attached the agenda and some documents that we will be discussing during the meeting.

 

Best regards,

Jane

 
위 영문 비즈니스 메일을 예시로 분석해볼까요?
 
[받는 사람] To: johndoe@example.com
[참조] Cc: janedoe@example.com
 
[제목] Subject: Meeting Tomorrow
 
▷ 전달하고자 하는 정보를 이메일함에서도 바로 한 눈에 파악할 수 있도록 핵심적인 단어만 사용합니다..
 
[인삿말] Dear John,
 
▷ 이미 안면이 있는 상대에겐 Dear 이름,(이름뒤에 꼭 ,(쉼표)를 붙여야합니다)으로 인삿말을 씁니다.
조금 더 친근하고 친절한 느낌을 주고 싶거나 특별한 날이라면 Good afternoon, Happy New Year! 등의 말을 추가적으로 한 두마디 붙이기도 합니다.
여담으로, 만약 처음 연락하는데다 상대방의 정보에 대해 일체 모를 경우엔 To whom it may concern,이라는 표현을 사용하면 됩니다.
 
[본문] I just wanted to confirm that our meeting is still on for tomorrow at 2pm.
I have attached the agenda and some documents that we will be discussing during the meeting.
 
▷ 영문 비즈니스 메일의 핵심은 간결함과 전달력입니다.
화려하고 유려한 영어실력을 뽐내고 싶으신 분들도 있을 수 있지만, 잘 쓴 영문 비즈니스 메일은 상대방에게 필요한 정보를 얼마나 빠르고 정확하게 전달하는가로 결정됩니다.
육하원칙에 맞추어 필요한 말만 간결하고 쉬운 단어로 전달할 수 있도록 합니다.
사전을 찾아봐야할 정도로 어렵거나 자주 사용하지 않는 단어는 삼가는 것도 일종의 비즈니스 매너입니다.
어려운 단어를 많이 사용한다고 꼭 영어실력을 인정받는 것이 아닙니다.
그리고, 한번에 긴 문장을 쓰는 것은 삼가고, 한 문장은 밑으로 내려가지 않을 정도의 길이로 적당히 쓰는 것이 중요합니다.
또한 내용이 길어질 경우, 중심내용에 따라 문단으로 나누어주는 것도 중요합니다.
 
[맺음말] Best regards,
 
▷ 상대방과의 관계 등을 고려해 맺음말을 사용합니다.
공식적으로 사용할 수 있는 가장 무난한 표현은 Best regards,이며, 좀 더 가까운 관계라면 더 다양한 말을 사용할 수 있습니다. 
아래 링크에 다양한 맺음말에 대해 정리했으니 참고해주세요.
https://lovelifeandhealth.tistory.com/entry/%EC%98%81%EB%AC%B8%ED%8E%B8%EC%A7%80-%EB%A7%BA%EC%9D%8C%EB%A7%90
 
[보내는 이] Jane
 
▷ 좀 더 딱딱하고 공식적인 내용일 경우, 자신의 직함도 기재하도록 합니다.
 
이상으로 영문 비즈니스 이메일 예시를 알아보았습니다.
멋진 영문 비즈니스 이메일을 잘 써서 인정받는 사람이 되도록 하자구요!